Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

DIA Digital Systems, gevestigd in Amsterdam, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website voor zover DIA zelf het doel en de middelen van die verwerking bepaalt.

Contact: dia@diadigitalsystems.com.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van wat je gebruikt kunnen we onder meer verwerken:

• naam en bedrijfsnaam;
• zakelijk e-mailadres en telefoonnummer;
• informatie die je zelf invult over je bedrijf, belvolume, doelen en gewenste modules;
• gegevens die nodig zijn om een door jou aangevraagde demonstratie uit te voeren;
• technische beveiligingsgegevens zoals IP-adres of verzoekinformatie voor misbruik- en rate-limiting;
• beperkte websitegebruiksgegevens wanneer analytics is ingeschakeld.

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

• om een door jou aangevraagde demonstratie of contactaanvraag uit te voeren;
• om te reageren op vragen en een passend voorstel of implementatieadvies te geven;
• om de website, formulieren en systemen veilig en betrouwbaar te laten werken;
• om DIA-diensten te leveren, ondersteunen en verbeteren wanneer je klant wordt;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Heb je een demonstratie aangevraagd, dan kunnen we daarna contact met je opnemen om te vragen hoe je die ervoer en of DIA iets voor je bedrijf kan betekenen. Dat doen we op basis van gerechtvaardigd belang. Je kunt daar op elk moment bezwaar tegen maken via dia@diadigitalsystems.com; we stoppen dan met verdere opvolging.

Een demonstratie- of contactaanvraag wordt niet automatisch beschouwd als toestemming voor bredere marketingcommunicatie of nieuwsbrieven.

4. Live demonstratiegesprek en campagnegegevens

Vraag je op de website een live demonstratiegesprek aan, dan leggen we per aanvraag een tijdelijk demo-record vast: een gegenereerd sessie-ID, je telefoonnummer, het gekozen land, de taal van de website, de taal van het gesprek, het gekozen demonstratiescenario, de status en duur van het gesprek en een korte automatisch gegenereerde samenvatting van het gesprek.

Dit demo-record staat maximaal twee uur in de beveiligde sleutelopslag van onze hostingprovider en wordt daarna automatisch verwijderd. We slaan geen volledige gesprekstranscripten en geen geluidsopnamen van het demonstratiegesprek op in onze eigen systemen. De telefonieleverancier die het gesprek uitvoert kan het gesprek volgens zijn eigen instellingen en bewaartermijnen verwerken.

Rond je na de demonstratie het contactformulier af, dan koppelen we dat sessie-ID aan je aanvraag, zodat we weten waarover je met DIA hebt gesproken en je niets opnieuw hoeft uit te leggen.

Kom je binnen via een campagnelink, dan bewaren we voor de duur van je bezoek in je browser (sessionStorage) de campagnekenmerken uit de link (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term), de eerste pagina die je opende en de verwijzende website. Deze gegevens gaan mee met een demo- of contactaanvraag zodat we weten hoe je ons hebt gevonden. Ze bevatten geen naam, e-mailadres of telefoonnummer, en er worden hiervoor geen cookies of fingerprinting gebruikt.

Aan analytics sturen we uitsluitend gebeurtenisnamen en niet-identificerende kenmerken zoals scenario, taal en campagnebron. Telefoonnummers, e-mailadressen, namen en gesprekssamenvattingen worden nooit naar analytics gestuurd.

5. Grondslagen

Afhankelijk van de situatie verwerken we gegevens omdat dit nodig is om op jouw verzoek stappen te nemen richting een overeenkomst, om een overeenkomst uit te voeren, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij beveiliging en bedrijfsvoering, omdat de wet dit vereist, of op basis van toestemming wanneer die specifiek nodig is.

6. Met wie delen we gegevens?

We kunnen gegevens delen met leveranciers die nodig zijn om de website, telefonie, AI-functies, hosting, automatiseringen, e-mail, agenda- of CRM-koppelingen uit te voeren. We delen alleen wat nodig is voor de betreffende functie en maken waar nodig afspraken over gegevensbescherming.

Als een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we waar vereist passende waarborgen.

7. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopende overeenkomst een langere termijn vereist. Voor klantimplementaties worden concrete bewaartermijnen en toegangsafspraken waar nodig tijdens de installatie vastgelegd.

8. Jouw privacyrechten

Je kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar tegen verwerking. Als verwerking op toestemming is gebaseerd kun je die toestemming intrekken voor toekomstige verwerking.

Stuur een verzoek naar dia@diadigitalsystems.com. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of misbruik. Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

10. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.